Entenda um pouco mais sobre como os métodos de otimização de processos podem desenvolver equipes, melhorar o desempenho e entregar resultados surpreendentes.
A melhoria e a otimização de processos sempre foram um dos principais objetivos das empresas, independente do tamanho ou segmento. Fazer com que atividades e projetos sejam mais práticos e as equipes consigam resultados mais eficientes, é ideal para que uma empresa melhore seu desempenho e conquiste destaque nos seus âmbitos de atuação. Além disso, fazer com que os colaboradores se desenvolvam e proporcionem o seu melhor nos projetos em que são designados, é crucial para um ambiente de sucesso.
Visando esses objetivos, alguns métodos organizacionais de trabalho foram criados para que equipes consigam ser mais preparadas, ágeis e tenham a produtividade alavancada. Aplicados em diferentes tipos de empresas, setores e equipes, as metodologias ágeis de aprendizagem estão presentes há décadas no dia a dia das organizações pelo mundo todo e são um fator diferencial dentro de várias dinâmicas.
O que são e quais as principais metodologias ágeis de aprendizagem
As metodologias ágeis de aprendizagem são conjuntos de práticas organizacionais de trabalho que buscam deixar a realização de projetos mais efetiva. A ideia é dividir grandes projetos em ciclos menores, permitindo entregas mais rápidas e análises mais produtivas em cada parte do trabalho. Isso torna ainda mais fácil visualizar os status e as prioridades, além de reduzir as falhas.
Desta forma, um projeto acaba se fragmentando em várias etapas de entrega, sendo criado e desenvolvido um objetivo final. Comprovadamente, a gestão se torna muito mais eficiente.
O funcionamento das metodologias ágeis de aprendizagem se baseia em alguns pilares. São eles:
Comunicação: interação contínua entre os colaboradores, com participações efetivas, troca de ideias e alinhamentos.
Praticidade: o próprio termo “métodos ágeis” explica a intenção de tornar processos mais rápidos e otimizados. Informações e procedimentos simples, claros e diretos.
Flexibilidade: mesmo com um plano inicial traçado, responder às adversidades, mudanças e feedbacks acaba sendo essencial.
Uma das principais características das metodologias ágeis de aprendizagem é a atualização de um cronograma que se divide em blocos de tempo e são executados de acordo com os processos e objetivos. Existem várias metodologias diferentes, mas todas elas seguem um conceito parecido que vai atualizando as mudanças nos projetos. Assim, são excelentes para times que realizam tarefas dinâmicas, com constantes alterações e que se ajustam de acordo com resultados e desempenho.
Conheça algumas das principais metodologias ágeis e como elas impactam nos projetos de uma empresa:
Kanban
Desenvolvida pela empresa automotiva Toyota na década de 40, o Kanban é um dos métodos mais tradicionais no universo empresarial. Em japonês, a palavra “Kanban” significa “sinalização” ou “cartão” e já dá uma pista um pouco de como funciona.
Na prática, essa metodologia consiste no gerenciamento de atividades por cartões coloridos, também conhecidos como “post-its”. Neles são anotadas as tarefas, deveres, atividades e demais informações de algum projeto, trabalho ou demanda. Depois disso, será necessário um quadro posicionado em um local visível na empresa para que esses cartões possam ser colados e contemplados pela equipe.
A distribuição dos post-its é bem simples. O quadro deve ser dividido em 3 colunas nomeadas de “To Do” ou “Pendente”, “Doing” ou “Em andamento” e “Done” ou “Concluído”.
To Do: Aqui ficarão posicionados os cartões das tarefas que ainda não foram feitas e estão na pendência de serem iniciadas.
Doing: Essa coluna recebe as atividades que já foram iniciadas e estão sendo realizadas neste exato momento.
Done: Finalmente, as tarefas que já foram realizadas e 100% aprovadas devem ficar nesta última coluna.
Assim, os post-its devem ser movimentados pelas 3 colunas como uma linha do tempo que vai informar o status atual daquelas atividades para todos da equipe ou da empresa. Quando um novo projeto ou demanda precisa ser realizada, um novo cartão deve ser adicionado na primeira coluna, até atravessar cada etapa de desenvolvimento e chegar ao final do processo.
O Kanban é uma das metodologias ágeis de aprendizagem mais simples, organizada e efetiva, utilizada pelas empresas atualmente. Todos os participantes dos trabalhos podem visualizar e entender facilmente o status dos projetos, além de visualizar a distribuição e a prioridade das atividades.
Os avanços da tecnologia permitiram ainda mais otimização desse método. Já existem vários programas e aplicativos que simulam a estrutura do quadro Kanban, online e de forma colaborativa, com a mesma disposição e movimentação dos cartões. Assim, mesmo criado na década de 40, continua sendo adaptado à sociedade moderna.
Scrum
Muito tradicional em empresas que desenvolvem softwares e games on-line, o Scrum tem a intenção de realizar lançamentos rápidos para projetos que vão ser atualizados constantemente, como os produtos desses segmentos citados. O Scrum começa com a definição de um “Dono do Projeto”, que vai ser o responsável e vai representar os interesses de quem vai consumir. Assim, o papel dele é definir as funções, formatos e estilos que o produto terá, bem como as prioridades das tarefas.
Em seguida, as tarefas são divididas em blocos geralmente mensais, curtos, chamados “Sprints”. Quando um Sprint acaba, a equipe deve analisar o trabalho realizado e se tudo aconteceu como foi planejado no início. Então, é iniciada uma nova etapa de produção, em um novo Sprint, unindo a parte positiva do que já foi feito, com as conclusões surgidas na revisão.
Segundo os desenvolvedores do método Scrum, ele é eficaz para entregar mais resultados com menos pessoas e menos tempo, sem perder a qualidade. Além disso, aumenta o aprendizado e o compartilhamento de ideias entre os colaboradores da equipe.
Lean
O termo “Lean” significa “enxuto” e já descreve logo de cara a intenção do método: reconhecer e diminuir os desperdícios. Como esse é um objetivo comum entre as empresas que querem ter resultados melhores, o Lean surge como uma ferramenta muito útil e efetiva. A ideia é destinar apenas o que é necessário para cada tarefa, priorizando a redução de custos, a facilitação de atividades, o aumento da produtividade e a tomada de decisões rápidas.
O Lean se desenvolve identificando o que realmente é necessário para a empresa, aprimorando todos os processos e reduzindo os gastos desnecessários. Existem especialistas que implementam essa metodologia ágil de aprendizagem nas empresas e corrigem lacunas deixadas nos procedimentos.
Smart
O foco do SMART são as metas. Criar objetivos e decidir onde quer chegar são algumas das suas premissas. Essa é uma metodologia ágil que também é muito efetiva na hora de criar um planejamento de negócio a curto, médio e longo prazo. O nome é uma sigla que, ao ser destrinchada, explica todos os princípios da metodologia:
Specific (específica): A meta deve ser direta e clara para todos. Conseguindo visualizar o objetivo final fica mais fácil tomar decisões e decidir quais caminhos traçar para o bem do resultado.
Measurable (Mensurável): Deve ser possível quantificar a meta, de forma numérica para comprovação posterior.
Attainable (Alcançável): O objetivo deve ser desafiador, porém atingível. Algo que, com dedicação e organização, seja possível ser alcançado.
Relevante (Relevante): A meta deve ser importante para a empresa. O que vai ser buscado tem que valer a pena, ser impactante e relevante para o desempenho do negócio por inteiro.
Time-related (Oportuno): Para unir essas especificações, a meta deve ter um tempo limite. Um prazo deve ser definido para o cumprimento do objetivo, também de modo desafiador, mas que faça sentido na dinâmica da empresa.
A aplicação deve ser feita a partir da escolha do produto, da meta e da definição do prazo. Depois, basta organizar e aplicar o cronograma de acordo com os princípios e o formato de trabalho da empresa para unir a utilidade e o foco nas metas do método SMART, com as peculiaridades e intenções da empresa.
A diferença entre as metodologias ágeis e as metodologias tradicionais
O tradicional método da gestão de projetos tem como principal estrutura um cronograma detalhado e um formato que busca a previsão de resultados. Sempre foi e continua sendo um jeito útil de gerenciar projetos, principalmente os que necessitam de menos adaptabilidade e têm resultados pouco variáveis.
As metodologias ágeis surgem com conceitos ideais para produtos que necessitam de criatividade, produtividade e constantes alterações, como é o caso de ferramentas tecnológicas, softwares, jogos e projetos econômicos. O orçamento e as etapas, por sua vez, podem ser variáveis e alteradas de acordo com os acontecimentos ao longo dos processos.
Atualmente, as metodologias ágeis abrangem todas as áreas de trabalho, principalmente por conta dos avanços tecnológicos, que permitem que vários tipos de produtos possuam essa interação flexível. Isso ajuda a otimizar processos, extrair o melhor dos colaboradores e desenvolver resultados mais rápidos e eficazes.
Por que aplicar metodologias ágeis de aprendizagem?
Como já explicado, a intenção das metodologias ágeis é otimizar processos, solucionar problemas e tornar a empresa capaz de conseguir atingir resultados melhores. Entre os principais objetivos estão a redução de falhas, diminuição de gastos desnecessários, otimização de projetos e o melhor aproveitamento dos colaboradores.
Outro ponto forte da aplicação dos métodos ágeis é a flexibilidade e como um projeto pode ser alterado de acordo com o que acontece durante o desenvolvimento. Assim, tudo é usado de forma positiva: os erros, os acertos e tudo que pode ser aprendido durante a criação do produto. Isso tudo enquanto a comunicação entre os funcionários e as equipes vai sendo gradativamente melhorada de acordo com as dinâmicas implementadas.
Alguns dos principais benefícios da implantação de metodologias ágeis de aprendizagem:
Melhora na produtividade: organização e planejamento faz tudo ser mais produtivo. Os colaboradores dão a atenção necessária ao que de fato importa, respeitando o fluxo de trabalho.
Comunicação apurada: A interação entre colaboradores e a participação de todos nas etapas dos processos melhora muito a comunicação na empresa. Isso facilita alguns procedimentos e torna o trabalho em equipe muito mais integrado e saudável.
Torna tudo simples: Já que as metodologias tornam os processos mais ágeis e otimizados, a dinâmica de trabalho se torna mais direta. A simplicidade faz com que o foco seja destinado ao que realmente importa, bem como aumenta a transparência de todo o trabalho entre quem está participando.
Otimiza as tomadas de decisões: Com um método ágil de aprendizagem aplicado, fica muito fácil visualizar todo o projeto, distinguir o que realmente importa e se identificar com os objetivos. Assim, amparados pela flexibilidade que os métodos proporcionam, os colaboradores conseguem reagir de forma rápida e efetiva a qualquer adversidade. Mudanças podem ocorrer e alguns fatores podem ser alterados durante um projeto, visando diminuir perdas e desperdícios. Quando elas são realizadas de forma organizada e consciente, as equipes se blindam de problemas mais críticos.
Como impulsionar o desenvolvimento de equipes com as metodologias ágeis de aprendizagem?
Quando uma metodologia ágil de aprendizagem é bem aplicada e tem uma execução funcional em uma equipe, setor ou empresa, os resultados são positivos para todos. Os colaboradores conseguem ter dias mais organizados, produtivos e, sobretudo, compartilhando ideias e conhecimentos entre as equipes. Os processos se tornam mais práticos e os resultados melhoram.
O próprio ambiente de trabalho se torna mais favorável e dinâmico para todos.
Os resultados também são gratificantes. A empresa tem um desempenho melhor e aumenta o lucro. Os colaboradores, que estão vivendo em um ambiente mais organizado, se vêem como parte desses resultados e crescem nessa integração de equipes e projetos. Assim, a motivação pode aumentar, bem como um desenvolvimento natural de habilidades aplicadas diariamente a partir dessas metodologias.
Vale lembrar que, apesar desses métodos possuírem uma base e um formato específico, as empresas devem realizar a implementação de forma que também respeitem algumas de suas dinâmicas e princípios. Com isso, a metodologia pode se encaixar de forma ainda mais efetiva e específica, resultando em um desempenho certeiro e aprimorado.
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