Gestão do Conhecimento: Como Manter Informações Valiosas

Quem nunca viu uma empresa em dificuldades porque um colaborador ou gerente saiu  e ninguém sabia fazer o que ele fazia? Esse, com certeza, é um dos pontos mais descuidados pelos empreendedores e gestores: o registro e a gestão do conhecimento sobre o negócio para que ele não fique apenas na cabeça de alguns funcionários e vá embora caso eles saiam.

O que esses colaboradores carregam é o capital intelectual da sua empresa, e você não precisa simplesmente se conformar em perder esse valor quando o profissional segue outro caminho na carreira. Existem ações que você pode tomar para possibilitar que a experiência acumulada por meio do tempo de trabalho possa continuar trazendo benefícios.

 

1. Cuide para  que a hierarquia empresarial não seja excludente

Quando um novo colaborador é contratado, há o risco de que os colaboradores mais antigos simplesmente compartilhem algumas atribuições mecânicas, mas não estratégicas e de conhecimento. Se isso estiver acontecendo, então aqueles com menos tempo de empresa não estão realmente angariando a experiência que será necessária e útil no futuro tanto para si próprios quanto para o negócio no qual estão trabalhando.

As consequências podem ser um gargalo quando for necessária renovação ou realocação de pessoal, além de deixar o profissional frustrado, pois ele não sentirá que realmente possui todas informações necessárias para exercer suas atividades com efetividade e que está se desenvolvendo, aumentando suas chances de deixar a empresa.

Certifique-se de que os novos talentos estejam recebendo informações que são valiosas tanto para o futuro profissional deles quanto para o futuro da empresa. Ainda que a agenda dos membros de uma hierarquia mais alta da organização seja bem apertada, eles não podem se fechar para uma aproximação instrutiva e – por que não? – educativa. Esse contato é um investimento importantíssimo para todas as partes envolvidas e para a organização.


2. Incentive a integração e a aplique nos treinamentos internos

Quanto maior o contato entre os componentes da sua empresa, mais conhecimento será compartilhado. Para incentivar isso, eventos de integração podem ser organizados, criando a oportunidade para que os colaboradores se reúnam e possam falar sobre o seu trabalho.

Não estamos falando das famosas “festas corporativas”. Essa parte é também importante e deve acontecer, mas esse tipo de ocasião pode ser melhor aproveitado. Convide os colaboradores mais experientes para falar do seu trabalho diante de uma plateia de colegas, abra a oportunidade para que membros novos façam suas perguntas e apresentem seus pensamentos, ou mesmo aproveite para transmitir as mensagens que você considera as mais importantes para sua cultura organizacional.

E registre o máximo possível dessas informações, anotando as melhores falas, guardando os arquivos das apresentações, filmando ou gravando a voz, enfim, salvando o máximo possível de conhecimento para compartilhar com todos os membros da empresa.

Os treinamentos, sejam os mais ou os menos formais, precisam ser encarados como uma oportunidade de estimular o contato profissional interno e a troca de conhecimentos. O importante é que as pessoas que possuem o capital intelectual da sua empresa tenham a oportunidade de compartilhá-lo.

 

3. Use um sistema para a gestão do conhecimento

Confiar somente no conhecimento passado boca a boca é muito arriscado. O ideal é contar com um sistema que armazene o capital intelectual de maneira concreta e o disponibilize de maneira acessível sempre que for necessário. Manuais impressos, muitas vezes, são inconvenientes, pois podem facilmente ser perdidos, destruídos e não conseguem estar em mais de um lugar ao mesmo tempo. Portanto, a melhor maneira de documentar informações é utilizando a tecnologia.

Um sistema de gestão do conhecimento que cumpre com este requisito é o LMS (“Learning Management System” ou, em português, Sistema de Gestão da Aprendizagem), uma plataforma virtual que disponibiliza cursos e treinamentos a distância, organizando diferentes conteúdos, como vídeos, textos, imagens e atividades em trilhas de aprendizado, possibilitando que o colaborador tenha acesso ao conhecimento da maneira mais eficiente possível. Para saber mais detalhes sobre o funcionamento e as características de um LMS, acesse este link.

Você tem armazenado o capital intelectual na sua empresa? Ficou com dúvidas ou tem sugestões sobre outros processos para melhorar a gestão do conhecimento? Nos podemos te ajudar!

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