Poucas coisas são mais incômodas em um contexto empresarial do que projetos emperrados. Mas infelizmente gargalos acontecem com certa frequência em nossa rotina de trabalho. Ficamos aguardando resposta de clientes, tentando conciliar agendas, levamos horas para conseguir entrar em contato com alguém do time…
Enfim, são inúmeras situações. O tempo é um dos mais valiosos recursos existentes. Portanto, gastá-lo de modo ineficiente é comprometedor para qualquer corporação. Sabendo disso, levantamos alguns pontos que podem ser levados em consideração para melhorar a fluidez dos processos e das tarefas que precisam ser realizadas. Veja a seguir:
Identifique o verdadeiro problema
A parte mais clara durante a resolução de gargalos em processos pode ser também a mais complicada. Isso porque a resposta nem sempre está diante de seus olhos. Você pode acabar encontrando solução para uma determinada situação, mas não vai resolver o verdadeiro problema e novas inconveniências vão aparecer no futuro.
Faça análises aprofundadas, procurando as causas estruturais que não permitem que os trabalhos sejam executados sem travar. Do contrário, você corre o risco de ficar o tempo todo apagando incêndios, sendo que estes vão continuar aparecendo, uma vez que os problemas que os causam não estão sendo devidamente tratados.
Mantenha os colaboradores bem alinhados
Gargalos tendem a ser evitados quando cada pessoa participante do processo sabe exatamente o que ela deve fazer. Mais do que isso, eles tendem a ser inexistentes se todos souberem de suas responsabilidades em conjunto com as responsabilidades dos outros, evitando que os componentes “batam cabeça” na realização dos trabalhos.
Reuniões diárias com o time envolvido em um projeto específico, com duração máxima de 05 minutos, para que todos saibam as tarefas pelas quais são responsáveis durante o dia, potencializam os resultados e diminuem muito o nível de retrabalho, já que todos ficam alinhados.
Se manter uma cultura de constante alinhamento e desenvolvimento de colaboradores pode parecer uma tarefa custosa e logisticamente difícil, aplique a dica a seguir e adicione o fator tecnologia à equação.
Tire vantagem da tecnologia
Vivemos em um mundo no qual inovações tecnológicas estão diretamente relacionadas a processos de alto rendimento. Não prive sua empresa desses recursos: utilize sistemas que facilitam e agilizam trabalhos.
Diversos setores podem ser beneficiados por diferentes inovações tecnológicas. Existem softwares que beneficiam as áreas da contabilidade, dos recursos humanos, da administração e até mesmo dos treinamentos e da educação corporativa, como é o caso do Plataforma Scaffold. Essas plataformas simplificam coisas que antes seriam pesadelos logísticos e poderiam criar muitas inconveniências, economizando tempo e dinheiro nas mais diversas situações.
Avalie se você não é o gargalo
Hora de uma reflexão. Se você não consegue encontrar as causas para as travas que aparecem nos processos corporativos, será então que você está causando esses gargalos? Excesso de protagonismo, centralização das decisões e micro-management são as causas mais comuns desse problema.
Se você se identificou com essa situação, para superá-la, dê mais poder para a sua equipe. Se você conta com pessoas bem treinadas, cientes de seu papel e em sintonia com a cultura corporativa, não há porquê não confiar nelas. Se não conta, então trabalhar para desenvolver essas competências em seus colaboradores é um passo essencial.
Tem tido problemas com gargalos na sua empresa? Quais são as políticas que você usa para combatê-los? Aplica ou já aplicou alguma das práticas apresentadas neste artigo?
Nossa equipe pode ajudá-lo a destravar os processos da sua corporação!
